一、主題確定
“師出有名”，為會(huì)議制定一個(gè)有創(chuàng)意和吸引度的主題，可以來一場(chǎng)頭腦風(fēng)暴。好的想法往往在交流中產(chǎn)生。會(huì)議主題要圍繞著會(huì)議的核心內(nèi)容來定，可借鑒社會(huì)熱點(diǎn)，結(jié)合參會(huì)者的人群特點(diǎn)。
二、場(chǎng)地選擇
二、場(chǎng)地選擇
會(huì)場(chǎng)的整體環(huán)境和氛圍直接影響到會(huì)議的整體質(zhì)量。通常情況下，場(chǎng)地的選擇需要考慮幾個(gè)因素：
1、會(huì)議規(guī)模。場(chǎng)地太大太小都不合適。太大，則顯得會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)很空曠，缺乏人氣。太小，則會(huì)顯得擁擠，影響參會(huì)者的體驗(yàn)感。此外，這也是節(jié)省會(huì)議成本的做法。
2、地理位置。地理位置的選擇主要參考幾個(gè)因素：一是周圍交通是否便利，二是周圍配套是否完善。這主要是為參會(huì)者作考慮，位置太偏，周圍食宿不便，則會(huì)影響參會(huì)者的積極性。
3、場(chǎng)地的服務(wù)質(zhì)量、硬件、軟件設(shè)施效果是否理想。
4、在條件允許的情況之下，一些大型的招商會(huì)議可考慮在當(dāng)?shù)氐牡貥?biāo)性場(chǎng)館內(nèi)進(jìn)行。這樣可提升正常會(huì)議的吸引力。并且，這些地方往往會(huì)有優(yōu)質(zhì)的配套服務(wù)，對(duì)保證會(huì)議的效果有很大助力。
三、流程制定
1、會(huì)議規(guī)模。場(chǎng)地太大太小都不合適。太大，則顯得會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)很空曠，缺乏人氣。太小，則會(huì)顯得擁擠，影響參會(huì)者的體驗(yàn)感。此外，這也是節(jié)省會(huì)議成本的做法。
2、地理位置。地理位置的選擇主要參考幾個(gè)因素：一是周圍交通是否便利，二是周圍配套是否完善。這主要是為參會(huì)者作考慮，位置太偏，周圍食宿不便，則會(huì)影響參會(huì)者的積極性。
3、場(chǎng)地的服務(wù)質(zhì)量、硬件、軟件設(shè)施效果是否理想。
4、在條件允許的情況之下，一些大型的招商會(huì)議可考慮在當(dāng)?shù)氐牡貥?biāo)性場(chǎng)館內(nèi)進(jìn)行。這樣可提升正常會(huì)議的吸引力。并且，這些地方往往會(huì)有優(yōu)質(zhì)的配套服務(wù)，對(duì)保證會(huì)議的效果有很大助力。
三、流程制定
流程制定就是搭框架，會(huì)議所要展示的內(nèi)容在流程中進(jìn)行合理安排，才會(huì)讓會(huì)議呈現(xiàn)出最佳的效果。需要注意的是：
1、合理安排各個(gè)版塊的順序、時(shí)長、內(nèi)容。避免拖沓、空洞、乏味。應(yīng)有主有次。
2、合理制定相關(guān)人員的出場(chǎng)順序和時(shí)間，尤其是重要嘉賓的出場(chǎng)順序和時(shí)間。一般情況下，重要嘉賓的出場(chǎng)時(shí)間要有間隔，不要都安排在同一個(gè)時(shí)間，讓后面的會(huì)議缺少期待感。
3、表演節(jié)目的合理穿插，可以起到調(diào)節(jié)氣氛的重要作用。
四、前期宣傳
宣傳，即告知。提前做好宣傳，可以起到聚集人氣，讓參會(huì)者熟知會(huì)議相關(guān)信息，做好參會(huì)準(zhǔn)備的作用。同時(shí)，會(huì)議舉辦者可以根據(jù)宣傳的效果反饋，提前對(duì)這次會(huì)議做一些預(yù)判。
2、合理制定相關(guān)人員的出場(chǎng)順序和時(shí)間，尤其是重要嘉賓的出場(chǎng)順序和時(shí)間。一般情況下，重要嘉賓的出場(chǎng)時(shí)間要有間隔，不要都安排在同一個(gè)時(shí)間，讓后面的會(huì)議缺少期待感。
3、表演節(jié)目的合理穿插，可以起到調(diào)節(jié)氣氛的重要作用。
四、前期宣傳
宣傳，即告知。提前做好宣傳，可以起到聚集人氣，讓參會(huì)者熟知會(huì)議相關(guān)信息，做好參會(huì)準(zhǔn)備的作用。同時(shí)，會(huì)議舉辦者可以根據(jù)宣傳的效果反饋，提前對(duì)這次會(huì)議做一些預(yù)判。
1、宣傳可有多種方式，除了團(tuán)隊(duì)成員通過口傳的方式告知和邀約以外，組織者還可以提前兩到三周，大型會(huì)議提前一個(gè)月通過媒介來進(jìn)行對(duì)外宣傳。比如，制作海報(bào)、邀請(qǐng)函、及時(shí)通報(bào)會(huì)議進(jìn)展消息、通報(bào)參會(huì)的重要嘉賓、解析對(duì)未來市場(chǎng)發(fā)展的重要作用等等。
2、宣傳最好是連續(xù)、階段性的。內(nèi)容上層層遞進(jìn)。臨近會(huì)議召開時(shí)，可以進(jìn)行更為密集的宣傳。
3、企業(yè)或團(tuán)隊(duì)可以申請(qǐng)自己的微信公眾平臺(tái)，建立網(wǎng)站等，便于宣傳信息的發(fā)布。
2、宣傳最好是連續(xù)、階段性的。內(nèi)容上層層遞進(jìn)。臨近會(huì)議召開時(shí)，可以進(jìn)行更為密集的宣傳。
3、企業(yè)或團(tuán)隊(duì)可以申請(qǐng)自己的微信公眾平臺(tái)，建立網(wǎng)站等，便于宣傳信息的發(fā)布。
五、應(yīng)急方案
應(yīng)急方案主要是針對(duì)一些可能影響招商會(huì)順利進(jìn)行的突發(fā)狀況，這非常重要。會(huì)前應(yīng)該把不定因素都想好，然后有針對(duì)性的制定一些應(yīng)對(duì)方案。比如：
1、前期籌備中的突發(fā)狀況。如場(chǎng)地、人員的更換，內(nèi)容的調(diào)整等，應(yīng)做到反應(yīng)及時(shí)。
2、硬件設(shè)備的更換應(yīng)急預(yù)案。如果硬件設(shè)備在使用中途有所損壞，應(yīng)該及時(shí)更換，以免耽誤會(huì)議的正常進(jìn)行。
3、會(huì)場(chǎng)突發(fā)事件。會(huì)議進(jìn)行中，應(yīng)有專業(yè)的人員來協(xié)調(diào)和解決會(huì)場(chǎng)的突發(fā)狀況。無論怎樣，應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況，首先需要冷靜的分析，才能在最快的時(shí)間內(nèi)給出應(yīng)對(duì)措施。同時(shí)，在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，提早準(zhǔn)備。
1、前期籌備中的突發(fā)狀況。如場(chǎng)地、人員的更換，內(nèi)容的調(diào)整等，應(yīng)做到反應(yīng)及時(shí)。
2、硬件設(shè)備的更換應(yīng)急預(yù)案。如果硬件設(shè)備在使用中途有所損壞，應(yīng)該及時(shí)更換，以免耽誤會(huì)議的正常進(jìn)行。
3、會(huì)場(chǎng)突發(fā)事件。會(huì)議進(jìn)行中，應(yīng)有專業(yè)的人員來協(xié)調(diào)和解決會(huì)場(chǎng)的突發(fā)狀況。無論怎樣，應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況，首先需要冷靜的分析，才能在最快的時(shí)間內(nèi)給出應(yīng)對(duì)措施。同時(shí)，在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，提早準(zhǔn)備。
